Rozwój firmy niemal zawsze oznacza konieczność rozważenia rozwoju technologii. Nowi pracownicy, kolejne oddziały, większa liczba klientów czy wdrażanie nowych systemów sprawiają, że infrastruktura IT przestaje być jedynie zapleczem technicznym. Rozwój IT w firmie staje się wówczas fundamentem sprawnego funkcjonowania wielu procesów.
Wiele firm rozpoczyna modernizację dopiero wtedy, gdy pojawiają się pierwsze problemy – serwer działa zbyt wolno, zaczyna brakować miejsca na dane lub obecne rozwiązania nie nadążają za potrzebami biznesu. Tymczasem planowanie rozwoju IT warto robić z wyprzedzeniem.
Czy istnieje idealny moment na rozwój IT w firmie?
„Teraz nie jest dobry moment” – spróbujmy za jakiś czas… Niestety, jest to powszechny i błędny sposób myślenia. Najlepszy moment to ten, w którym firma zaczyna zauważać, że obecna infrastruktura ogranicza możliwości i blokuje wiele rozwiązań.
Sygnałami do zmiany mogą być:
- coraz wolniejsza praca systemów
- częste awarie
- problemy z dostępem zdalnym dla pracowników
- wzrost liczby pracowników i konieczność tworzenia nowych kont
- wdrażanie nowych systemów ERP lub CRM
- przejście na model hybrydowy
Największym błędem natomiast jest odkładanie inwestycji i podjęcie decyzji, jaką jest rozwój IT do momentu wystąpienia awarii.
Rozwój IT w firmie zacznij od sprawdzenia obecnej infrastruktury
Planując pierwsze kroki zacznij od odpowiedzi na te pytania:
- Jakie systemy wykorzystuje firma?
- Które serwery są najbardziej obciążone?
- Jak wygląda bezpieczeństwo danych?
- Czy posiadasz plan ciągłości działania i procedurę backupu danych?
- Jak wygląda zarządzanie użytkownikami?
Dzięki tym podstawowym pytaniom można określić priorytety inwestycji oraz to, co jest niezbędne tu i teraz!
Rozłóż modernizację IT na etapy
Jedną z najczęściej popełnianych pomyłek jest próba przeprowadzenia całej modernizacji jednocześnie. Znacznie bezpieczniej jest podzielić projekt, jakim jest rozwój IT na etapy. Takie podejście ogranicza ryzyko przestojów.
Najlepszym krokiem jest rzetelny audyt IT, wykonany przez sprawdzonego partnera IT i wspólne ustalenie priorytetów. W IT Company stawiamy na przejrzystość i partnerstwo w stosunku do naszych Klientów, dlatego pomagamy wybrać odpowiednie rozwiązanie i dostosować koszty do możliwości.
Zaplanuj harmonogram dla poszczególnych działów
Nie wszystkie zespoły muszą przechodzić migrację jednocześnie. Rozwój IT to proces dlatego warto zastanowić się, które działy mają największą potrzebę zmian. W IT Company po dokonanym audycie IT pomagamy przygotować harmonogram obejmujący wszystkie działy: księgowość, sprzedaż, produkcję, magazyn czy zarząd. Dzięki temu codzienna praca firmy pozostaje niezakłócona.
Przeanalizuj firmowe dane
Moment, gdy decydujesz się na rozwój IT to także idealny moment na uporządkowanie zasobów. W praktyce wiele firm przechowuje na swoich serwerach stare kopie dokumentów, duplikaty plików, czy niepotrzebne archiwa sprzed wielu lat.
W przypadku, gdy zdecydujesz się na zmianę lub migrację serwera – pamiętaj, że przenoszenie wszystkich danych generuje niepotrzebne koszty. Dlatego warto wcześniej zdecydować, jakie zasoby są niezbędne, które można zarchiwizować, a które całkowicie usunąć.
Myśl o skalowalności
Nowoczesna infrastruktura IT powinna rozwijać się razem z firmą. Każdy krok, jaki wykonujesz powinien być przemyślany, aby inwestycja w rozwój IT była opłacalna. To, o czym powinieneś pamiętać, planując działanie to: dodawanie nowych użytkowników w środowisku IT, zwiększanie przestrzeni dyskowej, praca zdalna oraz integracja z usługami chmurowymi.
Traktuj rozwój infrastruktury IT jako inwestycję
Pamiętaj, że dobrze zaplanowany rozwój IT oznacza mniej awarii, większe bezpieczeństwo i łatwiejszy rozwój przedsiębiorstwa! Nie traktuj tego, jako dodatkowy koszt ale szansę!
Na koniec – nie zapominaj o pracownikach
Najlepsze rozwiązania technologiczne nie przyniosą efektów, jeśli pracownicy nie będą potrafili z nich korzystać. Dlatego poza samym rozwojem technologicznym warto przygotować szkolenia i instrukcje, aby pracownicy czuli się zaopiekowani i doinformowani.
Pracownicy powinni wiedzieć, że w razie problemów zawsze mogą liczyć na wsparcie.
Checklista przydatna podczas planowania rozwoju IT
Dobra strategia IT dla firmy to podstawa – na początek zacznij od sprawdzenia wszystkich tych obszarów:
- obecny stan serwerów, komputerów, sieci
- backup i plan ciągłości działania
- bezpieczeństwo i dostępy użytkowników
- chmura / Microsoft 365 / praca zdalna
- plan rozwoju na najbliższe miesiące
- budżet i priorytety
- harmonogram przyszłych zmian
Wszystko jasne? W takim razie to czas na rozwój IT w firmie!
Rozwój IT nie powinien być reakcją na problemy. Najlepsze efekty osiągają firmy, które planują modernizację z wyprzedzeniem, realizują ją etapami i uwzględniają zarówno kwestie technologiczne, jak i potrzeby pracowników.
Dzięki odpowiednio przygotowanej strategii infrastruktura IT staje się narzędziem wspierającym rozwój biznesu, a nie jego ograniczeniem.
Nie wiesz, czy obecna infrastruktura IT nadąży za rozwojem firmy? W IT Company możemy przeprowadzić audyt IT, wskazać ryzyko i przygotować praktyczny plan modernizacji – bez zatrzymania pracy firmy.
