Z artykułu dowiesz się:
- na czym polega migracja poczty do Microsoft 365;
- w jaki sposób wyglądają przygotowania do migracji;
- jak przebiega sam proces;
- jakie są korzyści z wdrożenia Microsoft 365;
- czy istnieją zagrożenia dla firm, które nie zdecydują się na migrację.
Na czym polega migracja poczty w ramach
usługi Microsoft 365 (Office 365)?
Microsoft 365 (Office 365) to najbardziej popularny pakiet biurowy, wykorzystywany przez ponad połowę firm na całym świecie. Umożliwia on przede wszystkim dostęp do poczty, a także wzajemne komunikowanie się wewnątrz firmy. Dodatkowo zapewnia odpowiednie przechowywanie plików i innych zasobów firmowych. Migracja poczty w ramach usługi Microsoft 365 polega na zmianie istniejącego i działającego już w firmie rozwiązania pocztowego na rozwiązanie Microsoft 365.
Jak robimy to u nas?
Jako specjaliści w swojej dziedzinie dokonywaliśmy już migracji poczty w ramach usługi Microsoft 365 u naszych klientów, niejednokrotnie. Za każdym razem dokładnie przygotowywaliśmy się do wdrożenia usługi, aby całość przebiegła sprawnie i nie wywołała istotnych przeszkód w codziennej pracy firmy.
O swoich doświadczeniach z całym procesem z perspektywy eksperta opowiedział Sebastian Francus, administrator systemów w IT Company. Przeprowadził on migrację skrzynek pocztowych dla jednego z naszych czołowych kontrahentów.
Jak zaczęła się współpraca i jak przygotowywaliśmy się do wdrożenia?
Rozmowy na temat wdrożenia Microsoft 365 u naszego klienta rozpoczęły się w momencie, gdy Sebastian dołączył do naszego zespołu. Rozpoczął wówczas prace nad utrzymaniem infrastruktury IT klienta, na najwyższym poziomie. Po pewnym czasie współpracy zasugerował on zarządowi, zmianę rozwiązania pocztowego na Microsoft 365, które jego zdaniem wydawało się być dużo bardziej optymalne. Biorąc pod uwagę pole działalności firmy klienta i jego potrzeby, taka zmiana miałaby sprawdzić się pod kątem zarządzania dostępem do skrzynek zarówno od strony biznesowej, jak i administracyjnej.
Na samym początku współpracy nasz specjalista przedstawił klientowi zarówno korzyści wynikające z wdrożenia oraz pomógł w doborze odpowiedniego modelu licencyjnego. Wiąże się on z kosztami utrzymania pakietu Microsoft w organizacji, a z perspektywy biznesu jest to sprawa kluczowa. Następnie wspólnie z klientem przeprowadził rozmowy i analizy, aby zaplanować szczegółowy harmonogram działań.
Jak wygląda samo wdrożenie Microsoft 365?
Gdy zapadła decyzja, a harmonogram oraz kosztorys zostały zaakceptowane, rozpoczęło się wdrożenie. Pierwszym krokiem było wykonanie testów w ramach pilotażu. Następnie na podstawie przygotowanego wcześniej planu zostały dokonane migracje poczty oraz przejście na komunikator Microsoft Teams, z innego rozwiązania. Kolejnymi usługami poddanymi migracji były SharePoint i OneDrive.
Warto zaznaczyć, że podczas migracji poczty z innego rozwiania niż Microsoft 365, serwery pocztowe działają w tak zwanym trybie „Dual Delivery”, aby zagwarantować nieprzerywane działanie firmy. Po całkowitym zakończeniu procesu migracji stare serwery pocztowe są blokowane, aby uniknąć działania dwutorowego przez użytkowników.
Bezpośrednio po konfiguracji i migracji konkretnej skrzynki pocztowej, użytkownik może rozpocząć swobodne korzystanie z zasobów oferowanych przez Microsoft 365. Oznacza to, że może on podjąć pracę od razu i nie jest konieczne oczekiwanie na migrację usługi, wśród wszystkich pracowników firmy. Z perspektywy biznesu daje to możliwość, aby zaplanować migrację skrzynek kadry zarządzającej w pierwszej kolejności. Wówczas może ona rozpocząć planowanie strategiczne i przygotowywanie środowiska pod nowe struktury.
Zobacz nasze usługi:
Największe wyzwania w ramach migracji
Każdy nowy projekt przynosi wiele wyzwań. Nie tylko firmy, w których dokonywaliśmy migracji, musiały się z nimi mierzyć. Jako specjaliści, czuwający nad projektem musieliśmy stawić czoła nad tym, aby wszystko przebiegło zgodnie z harmonogramem. Najważniejsza z pespektywy migracji jest płynna komunikacja pomiędzy IT i biznesem, w rezultacie pozwoli to na usprawnienie całego procesu i jego pomyślny przebieg.
Wyzwaniem w tym kontekście było umiejętne przekazanie przez nas wiedzy na temat nowych rozwiązań oraz wprowadzenie pracowników w działanie nowego systemu. Byli oni bowiem przyzwyczajeni do poprzednich rozwiązań i musieli wykazać się ogromną dyscypliną, a my dołożyliśmy wszelkich starań, aby maksymalnie ułatwić im ten proces.
Migracja przez klienta jest oceniania następująco:
„Przejście na o365 było olbrzymim wyzwaniem organizacyjnym dla firmy blisko 300 osobowej. Sprawy nie ułatwiał nasz obecny dostawca poczty e-mail co skutkowało dużą ilością pracy manualnej jednakże po kilu tygodniach udało się osiągnąć pełną migrację. Co istotne w trakcie procesu funkcjonowanie organizacji było w pełni zachowane. Dziś kilka tygodni po migracji możemy powiedzieć, iż był to bardzo dobry krok. Korzyści organizacyjne znacząco przewyższają koszty wdrożenia oraz używania systemu, a jesteśmy dopiero na początku naszej drogi z o365. Obecnie wdrożyliśmy TEAMSa zastępując komunikator wewnątrzfirmowy oraz narzędzie do wideokonferencji, a w kolejce czekają usługi Sharepoint, które znacząco ułatwią współdziałanie z klientami podnosząc jednocześnie poziom bezpieczeństwa.”
Korzyści idące z wdrożenia Microsoft 365
Migracja poczty w ramach usługi Microsoft 365 może przynieść ogrom korzyści dla firmy i znacznie poprawić jakość pracy dla jej pracowników. Poniżej zostały scharakteryzowane główne zalety dla firm, które zdecydowały się na taką migrację.
- Większe bezpieczeństwo firmy – jest ono zapewnione między innymi dzięki dwuskładnikowemu uwierzytelnianiu, które wymagane jest przez konto w Microsoft.
- Wysoka ochrona skrzynki mailowej przed spamem i złośliwymi wiadomościami – serwery pocztowe Microsoftu dysponują jedną z najlepszych świecie metodą walki ze spamem.
- Umiejscowienie narzędzi używanych w organizacji, w jednym środowisku – wszystkie narzędzia, niezbędne do codziennej pracy, zarówno poczta, jak i komunikatory znajdują się w jednym środowisku.
- Możliwość tworzenia skrzynek udostępnionych oraz ogólnych – są to skrzynki dedykowane dla całej firmy, albo konkretnego działu, np. biuro@
- Możliwość samodzielnego ustawienia statusów, autoresponderów i opcji „poza biurem” przez pracowników.
- Dużo łatwiejsze zarządzanie infrastrukturą IT przez administratorów – dzięki temu użytkownicy zgłaszają coraz mniej zapytań oraz problemów do działu helpdesk.
- Spełnienie standardów bezpieczeństwa – usługa pocztowa Microsoft 365 spełnia standardy audytów bezpieczeństwa w kwestii skrzynek pocztowych.
Zagrożenia dla firm, które nie zdecydują się na migrację.
Kwestie zagrożeń, jakie mogą pojawić się w organizacji, gdy nie zostanie podjęta decyzja o migracji, są bardzo indywidualnie. Głównym zagrożeniem dla firmy, która pomimo szybkiego rozwoju biznesu, nie zdecyduje się na migrację poczty do Microsoft 365 jest gorszy poziom bezpieczeństwa. W wielu organizacjach wykorzystywane są bowiem niezaawansowane, pozbawione najnowszych zabezpieczeń, usługi pocztowe. Dodatkowo brak odpowiednio dobranego rozwiązania pocztowego do skali firmy, będzie skutkować większym poziomem skomplikowania wykonania takiej migracji w przyszłości. Operacja ta będzie prawdopodobnie dużo bardziej skomplikowana i kosztowna.
Podsumowanie
Decyzja dotycząca migracji usługi pocztowej do Microsoft 365 może być trudna i wymaga odpowiedniego przygotowania ze strony klienta. Na podstawie naszych doświadczeń wskazaliśmy, w jaki sposób wygląda cały proces od strony administracyjnej. Dodatkowo poza wykonaniem samej usługi oferujemy wsparcie i przygotowanie infrastruktury do przeprowadzenia takiej migracji. Należy mieć na uwadze, że wskazane korzyści, jak i zagrożenia są bardzo indywidualną kwestią, dlatego każdorazowo najlepszym rozwiązaniem będzie kontakt z firmą informatyczną – IT Company na temat zmian i wdrożeń.